Οι περισσότεροι από εμάς είμαστε ένοχοι για παράπονα για ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ακατάστατα εισερχόμενα κατά καιρούς, ωστόσο λίγοι από εμάς κάνουμε κάτι γι 'αυτό. Το Gmail διαθέτει ισχυρές επιλογές φιλτραρίσματος, επιλογές που δεν αξιοποιούνται εγκληματικά. Όταν λιώσετε και με λίγη δημιουργικότητα, μπορείτε επίσης να δαμάσετε τα εισερχόμενά σας. Και δεν είναι τόσο δύσκολο όσο νομίζετε.
Το κλειδί είναι να εφαρμόσετε φίλτρα όπως έχουν νόημα. Μπορείτε να ξεκινήσετε με μια χούφτα, όπως αυτές που αναφέρονται παρακάτω, αλλά θα πρέπει πάντα να είστε πρόθυμοι να προσαρμόσετε τη στρατηγική φιλτραρίσματος, καθώς νέες μέθοδοι έχουν νόημα ή νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πλημμυρίζουν τα εισερχόμενά σας που δεν ενεργοποιούν κανένα από τα υπάρχοντα φίλτρα σας. Αυτό είναι ένα παιχνίδι σταδιακής βελτίωσης και κάθε φίλτρο θα κάνει τη ζωή σας λίγο πιο εύκολη.
Ας αρχίσουμε. Για όλες τις παρακάτω συμβουλές, θα ξεκινήσετε κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι κοντά στην εικόνα του λογαριασμού σας επάνω δεξιά, κάνοντας κλικ στο κουμπί "Εμφάνιση όλων των ρυθμίσεων" στο επάνω μέρος και επιλέγοντας την καρτέλα "Φίλτρα και αποκλεισμένες διευθύνσεις". Από εκεί, απλώς κάντε κλικ στο "Δημιουργία νέου φίλτρου" προς τα κάτω και είστε έτοιμοι.
Ανεπιθυμητη αλληλογραφια
Το Gmail έχει ήδη υπέροχα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και μπορείτε να επισημάνετε μηνύματα ως ανεπιθύμητα για να εκπαιδεύσετε το AI να εντοπίζει νέα μοτίβα. Αλλά υπάρχει πάντα εκείνη η μία εταιρεία που καταφέρνει να γλιστρήσει απροσδιόριστα. Προσπαθήσατε να καταργήσετε την εγγραφή σας από τη λίστα. Προσπαθήσατε να το επισημάνετε ως ανεπιθύμητο, και κατά κάποιο τρόπο, χωρίς αποτυχία, εξακολουθεί να καταγράφει τα εισερχόμενά σας με κάθε νέα αποστολή.
Δείτε πώς μπορείτε να το διορθώσετε.
1) Στην ενότητα "Από", πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email που θέλετε να αποκλείσετε. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε έναν μπαλαντέρ πληκτρολογώντας έναν αστερίσκο (*) πριν από το σύμβολο @ για να φιλτράρετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτόν τον τομέα.
2) Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία φίλτρου.
3) Επιλέξτε Διαγραφή και κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία φίλτρου.
Βεβαιωθείτε ότι βλέπετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Στο αντίθετο άκρο του φάσματος, υπάρχουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να βεβαιωθείτε ότι βλέπετε, αλλά συνήθως είναι θαμμένα κάτω από αμέτρητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν βλέπετε. Μπορείτε επίσης να το διορθώσετε με φίλτρα.
1) Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email στην ενότητα Από και κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία φίλτρου.
2) Επιλέξτε "Αστέρι" και "Να το επισημαίνετε πάντα ως σημαντικό" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία φίλτρου.
Αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα έχουν τώρα ένα αστέρι και την ετικέτα "Σημαντικό", καθιστώντας τα πιο δύσκολα να τα χάσετε. Αλλά αν εξακολουθείτε να έχετε αμφιβολίες, ελέγξτε την επόμενη συμβουλή.
Δημιουργήστε ένα νέο εισερχόμενο με φακέλους και ετικέτες
Εάν θέλετε να παραλείψετε εντελώς τα εισερχόμενα, μπορείτε να φιλτράρετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον δικό τους φάκελο, αυτόματα, δίνοντάς σας ένα de facto δεύτερο εισερχόμενο (ή τρίτο, τέταρτο κ.λπ.). Αυτό είναι βολικό για το φιλτράρισμα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με τη δουλειά στον δικό τους φάκελο ή ίσως μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για κουπόνια, λεπτομέρειες ταξιδιού και δρομολόγια ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με το σχολείο, την οικογένεια ή τα ενημερωτικά δελτία στα οποία εγγραφείτε.
1) Προσθέστε τη διεύθυνση email στην ενότητα Από και κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία φίλτρου. Μπορείτε να προσθέσετε πολλαπλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο ίδιο φίλτρο, αποχωρώντας από κάθε μία με κόμμα και κενό μετά τη διεύθυνση email.
2) Επιλέξτε "Παράλειψη εισερχομένων (αρχειοθέτηση)" και "Εφαρμογή ετικέτας".
3) Επιλέξτε μια ετικέτα ή δημιουργήστε μια νέα και διατηρήστε το όνομα όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένο.
4) Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία φίλτρου.
Τώρα, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτές τις διευθύνσεις θα παραλείψουν τα εισερχόμενα και θα εμφανίζονται μόνο στο φάκελο που επιλέξατε. Κάνοντας κλικ στο φάκελο στην πλαϊνή γραμμή του Gmail θα εμφανιστεί ένα εντελώς νέο εισερχόμενο με μόνο αυτά τα μηνύματα.
Κατηγοριοποιήστε τα ανεπιθύμητα μηνύματα σας
Ένα ελάχιστα γνωστό χαρακτηριστικό του Gmail είναι ότι λειτουργεί ακόμη και αν τροποποιήσετε τη διεύθυνση email σας. Δοκιμάστε να προσθέσετε ένα σημείο ή ένα σύμβολο συν οπουδήποτε στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας (πριν από το επίθημα @gmail.com) και παρακολουθήστε καθώς αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξακολουθούν να βρίσκουν τα εισερχόμενά σας.
Τώρα, το πιο ενδιαφέρον εδώ είναι ότι μπορείτε να φιλτράρετε αυτές τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξεχωριστά από την κύρια. Το χρησιμοποιώ για να φιλτράρω τα ενημερωτικά δελτία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτόματα, χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσω νέα φίλτρα.
1) Εγγραφείτε σε ένα ενημερωτικό δελτίο χρησιμοποιώντας τη νέα σας διεύθυνση. Το δικό μου μοιάζει κάπως έτσι: [email protected]. Η προσθήκη του επιθέματος "+tech" μετά την κανονική μου διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μου λέει ότι οτιδήποτε με "+tech" είναι ένα ενημερωτικό δελτίο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο οποίο έχω εγγραφεί. Στη συνέχεια, μπορώ να φιλτράρω για αυτήν την τροποποίηση.
2) Στην ενότητα "Προς", προσθέστε την τροποποιημένη διεύθυνση email και κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία φίλτρου.
3) Κάντε κλικ στην επιλογή "Εφαρμογή της ετικέτας" και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ετικέτα που προτιμάτε. Στέλνω οτιδήποτε με "+tech" στην ετικέτα μου "tech newsletters", που σημαίνει ότι μπορώ να χρησιμοποιήσω αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν εγγραφώ σε νέα ενημερωτικά δελτία και δεν χρειάζεται να τα φιλτράρω χειροκίνητα όλα στην κατάλληλη ετικέτα.
Σκοτώστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ειδοποιήσεων ημερολογίου
Τα εισερχόμενά μου πλημμυρίζουν κάθε μέρα με ειδοποιήσεις που έτσι κι έτσι δέχθηκαν την πρόσκληση του ημερολογίου μου για μια συνάντηση. Μπορείτε επίσης να τα φιλτράρετε, κάτι που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή ημερολογίου και έτσι κι αλλιώς λαμβάνετε αυτές τις ειδοποιήσεις στο τηλέφωνό σας.
1) Στην ενότητα "Θέμα", προσθέστε "Αποδεκτό:" και βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε το παχύ έντερο μετά και χωρίς κενό. Δεν θέλουμε να ενεργοποιήσουμε το συμβάν όταν κάποιος μιλά για αποδεκτό συμβόλαιο ή για κάτι άλλο που σχετίζεται με την εργασία που θα θέλαμε να δούμε.
2) Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία φίλτρου.
3) Επιλέξτε Διαγραφή και κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία φίλτρου.
Αυτά τα πέντε θα πρέπει να σας ξεκινήσουν με ένα καθαρότερο εισερχόμενο, αλλά όπως είπαμε προηγουμένως, μη διστάσετε να πειραματιστείτε και να προσθέσετε νέα φίλτρα όπως έχουν νόημα. Αυτό είναι ένα ισχυρό εργαλείο, που περιορίζεται μόνο από τη φαντασία σας όταν το χρησιμοποιείτε.