Το Microsoft Teams είναι κάτι περισσότερο από μια εφαρμογή συνομιλίας ή διάσκεψης. Παρόλο που χρησιμοποιείται συχνά όπως το Skype ή το Slack, το Teams έχει λειτουργικότητα που το καθιστά μια ισχυρή λύση για συνεργασία μεταξύ ομάδων, ενώ ταυτόχρονα σας κρατά συνδεδεμένους με συναδέλφους σε όλο τον κόσμο. Είναι ένα ιδιαίτερα χρήσιμο εργαλείο σήμερα καθώς ολόκληρο το εργατικό δυναμικό λειτουργεί από το σπίτι, πολλοί εργάζονται εξ αποστάσεως για πρώτη φορά.
Είτε το χρησιμοποιείτε για χρόνια είτε δεν γνωρίζετε την πλατφόρμα, το Microsoft Teams μπορεί να είναι τρομακτικό. Υπάρχουν τόνοι εργαλείων και μενού για να κοσκινίσετε, και όπως και το Excel της Microsoft, οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν αγγίξει μόνο την επιφάνεια. Τούτου λεχθέντος, εδώ είναι μερικές από τις αγαπημένες μας δυνατότητες του Microsoft Teams, ώστε να μπορείτε να κυριαρχήσετε στην πλατφόρμα.
Συνεργαστείτε σε αρχεία
Το Microsoft Teams προσφέρει μερικά εξαιρετικά εργαλεία συνεργασίας, ένα από τα αγαπημένα μας είναι η καρτέλα Αρχεία στην επάνω γραμμή. Μόλις κάνετε κλικ, μπορείτε να επεξεργαστείτε αρχεία σε πραγματικό χρόνο με την ομάδα σας και όλα αυτά χωρίς να ανοίξετε πρόσθετες εφαρμογές. Αυτό λειτουργεί με το Word, το Excel, το Powerpoint και άλλες εφαρμογές του Microsoft Office, αφήνοντάς σας την ελευθερία να ανεβάσετε, να συνεργαστείτε και να αποθηκεύσετε ένα αρχείο, ενώ συνομιλείτε με μέλη της ομάδας σας ή άλλων ομάδων.
Αυτά τα αρχεία αποθηκεύονται όλα αυτόματα, ώστε να μην χάσετε την πρόοδό σας και το καθένα είναι διαθέσιμο σε οποιονδήποτε στη συνάντηση.
Προγραμματίστε την ημέρα σας με εργασίες
Οι εργασίες που ξεκίνησαν πρόσφατα ως αντικατάσταση των λειτουργιών To Do και Planner. Συνδυάζει τη χρησιμότητα και των δύο σε μια μεμονωμένη εφαρμογή που είναι διαθέσιμη μέσω επιτραπέζιου υπολογιστή, ιστού ή στην κινητή συσκευή σας.
Οι εργασίες είναι κάτι περισσότερο από μια λίστα υποχρεώσεων. Χρησιμοποιεί ένα bot, το Tasks Bot, για να δημιουργήσει εργασίες από οποιοδήποτε μήνυμα, επιτρέποντάς σας να διαχειριστείτε εύκολα μεμονωμένες εργασίες, καθώς και στοιχεία ενεργειών και ομαδικές λίστες υποχρεώσεων από την επόμενη συνάντησή σας.
Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στις Εργασίες μέσω της καρτέλας Εφαρμογή ομάδων. Για να δημιουργήσετε μια νέα εργασία, απλώς κάντε κλικ στις τρεις τελείες στα δεξιά. Κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερες ενέργειες και τέλος Δημιουργία εργασίας. Κάθε μία από αυτές τις λίστες εργασιών χωρίζεται σε μεμονωμένα και κοινόχρηστα σχέδια, επιτρέποντάς σας να διαχωρίσετε προσωπικές εργασίες από στοιχεία που μπορείτε να μοιραστείτε με συναδέλφους.
Καταπολεμήστε την κούραση συνάντησης με τη λειτουργία από κοινού
Μετά την έναρξη της πανδημίας, όταν πολλές ομάδες μεταπήδησαν σε απομακρυσμένους χώρους εργασίας πλήρους απασχόλησης, κατακλυστήκαμε από νέα για κούραση στις συναντήσεις. Αυτό, μια νέα ιδέα για τους περισσότερους από εμάς, γεννήθηκε από μια γρήγορη μετάβαση σε έναν χώρο εργασίας χωρίς άμεση επαφή με συναδέλφους και τη στιγμιαία ευλογία των διαδικτυακών συναντήσεων και συνεδριών στρατηγικής. Οι εργαζόμενοι, όπως μπορείτε να φανταστείτε, άρχισαν γρήγορα να δείχνουν σημάδια κόπωσης στη συνάντηση με τους συνομηλίκους και τους συναδέλφους τους μόνο μέσω συνομιλίας μέσω βίντεο.
Η Microsoft, σε μια προσπάθεια να το καταπολεμήσει, δημιούργησε το Together Mode. Το Together Mode, στον πυρήνα του, αισθάνεται λίγο τρυφερό. Στην πραγματικότητα όμως, η δυνατότητα προβολής του avatar σας σε ένα δωμάτιο με άλλους συμμετέχοντες στη σύσκεψη καταφέρνει να κάνει αυτές τις συναντήσεις να είναι λίγο πιο προσωπικές. Εκτός από την καταπολέμηση της κούρασης από τη συνάντηση, η Microsoft ισχυρίζεται ότι αυτή η λειτουργία βοηθά τους παρευρισκόμενους να παρακολουθούν συνομιλίες, να εντοπίζουν κοινωνικές ενδείξεις και να παρεμβαίνουν με πιο φυσικό, συνομιλητικό τρόπο.
Για να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία μαζί, κάντε κλικ στο προφίλ σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε την καρτέλα "Ρυθμίσεις". Επιλέξτε "Ενεργοποίηση νέας εμπειρίας συνάντησης" και, στη συνέχεια, ξεκινήστε μια κλήση με τουλάχιστον πέντε άτομα. Μόλις ξεκινήσει η κλήση, κάντε ξανά κλικ στις τελείες και επιλέξτε "Together Mode".
Ανεβάστε ένα διασκεδαστικό φόντο
Οι ομάδες διευκολύνουν την προσαρμογή του ιστορικού σας για διαδικτυακές συναντήσεις και συνεδρίες καταιγισμού ιδεών. Είτε προσπαθείτε να κρύψετε αυτό το άστρωτο κρεβάτι πίσω σας είτε απλώς να δείξετε λίγη προσωπικότητα στην επόμενη συνάντησή σας, η μεταφόρτωση ενός εικονικού φόντου σάς επιτρέπει να παραλείψετε το καθημερινό και σε κάτι λίγο πιο δημιουργικό.
Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα λογότυπο εταιρείας, ή ίσως ακόμη και ένα ζωντανό βίντεο όπως αυτό, όπου ένας άντρας μπαίνει στο δωμάτιο για να δώσει τσάι στον εαυτό του στη μέση της συνάντησης.
Για να προσθέσετε ένα προσαρμοσμένο φόντο, απλώς κάντε κλικ στο μενού τριών σημείων και κάντε κλικ στην επιλογή "Εμφάνιση εφέ φόντου". Από εκεί, απλώς επιλέξτε "Προσθήκη νέου" και ανεβάστε τη δική σας εικόνα ή βίντεο. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή "Εφαρμογή" για να επιλέξετε το προσαρμοσμένο φόντο σας.
Δημοσκοπήστε τους συναδέλφους σας με την Polly
Οι ομάδες έχουν μια σειρά από πρόσθετα που είναι εξαιρετικά χρήσιμα. Ένα από αυτά ονομάζεται Polly και είναι ένας γρήγορος και απλός τρόπος να κάνετε δημοσκόπηση στους συναδέλφους σας χωρίς να διακόψετε τον ομιλητή στην επόμενη συνάντησή σας. Μπορείτε να προγραμματίσετε δημοσκοπήσεις για το μέλλον και ακόμη και να τις στείλετε ανώνυμα.
Για να στείλετε μια δημοσκόπηση, κάντε κλικ στις τρεις τελείες κάτω από το νέο παράθυρο συνομιλίας μηνυμάτων. Κάντε κλικ στο Polly και ρυθμίστε τη δημοσκόπηση.
Απλοποιήστε την εμπειρία της συνάντησής σας με τις εντολές κάθετο
Οι εντολές Slash είναι απλές στη χρήση: απλώς πληκτρολογήστε μια προτομή ("/") στο παράθυρο συνομιλίας και θα συναντήσετε μια σειρά από χρήσιμες συντομεύσεις. Αυτά έχουν σχεδιαστεί για να κάνουν τη ζωή σας πιο εύκολη προσφέροντας κάποιο επίπεδο αυτοματισμού για απλές εργασίες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εντολές κάθετης γραμμής για να κάνετε διάφορα πράγματα, όπως αλλαγή της κατάστασής σας, προβολή όλων των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων σας ή ακόμη και έναρξη νέων συνομιλιών.
Για να το δοκιμάσετε, απλώς πληκτρολογήστε μια κάθετη γραμμή στο πλαίσιο μηνυμάτων και ακολουθήστε την προτροπή για την εντολή που θέλετε να εκτελέσετε.
Σελιδοδείκτης των μηνυμάτων σας
Ο σελιδοδείκτης των μηνυμάτων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διατηρήσετε χρήσιμες πληροφορίες για πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες σε ασφαλές μέρος, ώστε να έχετε πρόσβαση σε αυτά αργότερα.
Η αποθήκευση αυτών των μηνυμάτων δεν δημιουργεί μόνο ένα αντίγραφο για να το δείτε αργότερα, αλλά συνδέει τη θέση σας στη συνομιλία, καθιστώντας τον έναν πολύτιμο τρόπο πρόσβασης σε ολόκληρα νήματα χωρίς αποθήκευση μεμονωμένων μηνυμάτων. Η αποθήκευση του πρώτου μηνύματος σε ένα νήμα, για παράδειγμα, σας επιτρέπει να αρχίσετε να διαβάζετε εκεί και να μετακινηθείτε προς τα κάτω στα υπόλοιπα μηνύματα μέχρι να φτάσετε στο σημείο που είστε έτοιμοι να σταματήσετε.
Για να το χρησιμοποιήσετε, απλώς κάντε κλικ στο μενού με τις τρεις κουκκίδες δίπλα στο μήνυμα και επιλέξτε "Αποθήκευση αυτού του μηνύματος". Μπορείτε να ανακαλέσετε αυτά τα μηνύματα κάνοντας κλικ στην εικόνα του προφίλ σας στην επάνω δεξιά γωνία της εφαρμογής Teams και επιλέγοντας "Saved", αλλά ένας πιο γρήγορος τρόπος είναι με την εντολή "/αποθηκευμένη" (χωρίς τα εισαγωγικά).